Từ Việt Nam, chuẩn bị mua và quản lý bất động sản tại Nhật như thế nào?

1. Viết tiêu chí theo cả tài sản và khả năng vận hành

Hãy bắt đầu bằng khoảng ngân sách bằng JPY, khu vực đang cân nhắc, loại tài sản và thời điểm mong muốn tìm hiểu sâu hơn. Ghi cả những điều bạn muốn loại trừ: công trình đang xây, căn đang trống, nhu cầu sửa chữa lớn hoặc mô hình khai thác bạn chưa hiểu.

Ở phần vận hành, cho biết bạn có thể theo dõi bằng ngôn ngữ nào, cách liên lạc phù hợp và ai sẽ là người phê duyệt công việc. Một tiêu chí chưa rõ có thể được ghi là chưa xác định; không cần biến nó thành một lựa chọn chắc chắn để hoàn thành biểu mẫu.

• Phần ngân sách nào dành cho giá mua, phần nào đang để cho chi phí và dự phòng?
• Bạn muốn nhận loại thông tin nào trước khi cân nhắc một chuyến khảo sát?
• Có người hỗ trợ kiểm tra tài liệu, kỹ thuật hoặc kế toán tại Nhật chưa?

2. Xác nhận danh tính và vai trò của từng đầu mối

Website giới thiệu thông tin, bên bán, công ty môi giới, đơn vị quản lý và người kiểm tra công trình có thể là các đầu mối khác nhau. Hãy đề nghị nêu tên pháp nhân, người phụ trách, vai trò cụ thể và bên sẽ ký hợp đồng dịch vụ với bạn.

MLIT có hệ thống tra cứu thông tin doanh nghiệp bất động sản và trang công bố thông tin xử lý hành chính. Có thể dùng chúng để đối chiếu thông tin đơn vị được giới thiệu. Kết quả tra cứu không thay thế việc kiểm tra phạm vi dịch vụ, hồ sơ hiện tại hoặc mức phù hợp của đơn vị đó với nhu cầu của bạn.

Nếu tài liệu có số giấy phép hoặc đăng ký, cần đối chiếu đúng pháp nhân và phạm vi liên quan. Không nên coi logo một hiệp hội, một địa chỉ văn phòng hoặc lời giới thiệu chung là sự xác nhận mọi điều kiện giao dịch.

Tham khảo: MLIT: hệ thống tra cứu thông tin doanh nghiệp bất động sản; MLIT: thông tin xử lý hành chính đối với doanh nghiệp bất động sản.

3. Với thông tin chưa công bố, hỏi thêm thay vì mặc định tốt hơn

Một tài sản có thể chưa được đưa lên website công khai vì nhiều lý do. Nhãn “chưa công bố” tự nó không chứng minh giá thấp, quyền phân phối độc quyền hay chất lượng đầu tư. Cũng không nên suy ra rằng một người giới thiệu đang có quyền bán hoặc đại diện cho chủ tài sản.

Trước khi nhận tài liệu chi tiết, hãy hỏi nguồn thông tin, vai trò của bên cung cấp, ngày xác nhận gần nhất và điều kiện được phép chia sẻ. Sau khi được tiếp cận hồ sơ, vẫn áp dụng cùng cách kiểm tra giá, hợp đồng thuê, chi phí và tình trạng tòa nhà như đối với một tài sản công khai.

• Thông tin nào có thể được cung cấp ở giai đoạn này, và phần nào cần xác nhận thêm?
• Có yêu cầu bảo mật nào cần đọc và hiểu trước khi đồng ý không?
• Tình trạng chào bán và điều kiện tiếp cận tài liệu do ai xác nhận?

4. Dùng việc xem từ xa để chuẩn bị cho kiểm tra cụ thể

Một cuộc gọi video có ích khi nó trả lời những câu hỏi đã chuẩn bị: vị trí lối vào, không gian chung, thiết bị đang hoạt động và những khu vực chưa thể tiếp cận. Đề nghị ghi ngày thực hiện, người cung cấp và giới hạn của buổi xem.

Tách việc xem hình ảnh khỏi kiểm tra kỹ thuật, đối chiếu tài liệu và giải thích điều kiện hợp đồng. Nếu cần khảo sát trực tiếp hoặc dịch thuật, hãy xác nhận trước ai thực hiện, sản phẩm bàn giao là gì và khoản phí nào phát sinh. Không tự giả định rằng mọi khâu đã nằm trong một dịch vụ giới thiệu ban đầu.

5. Chốt phạm vi quản lý và cách nhận báo cáo

Trong hướng dẫn về hoạt động quản lý nhà cho thuê, MLIT đề cập việc làm rõ nội dung dịch vụ, quản lý tiền và báo cáo cho bên giao quản lý. Khi xem xét một đơn vị, hãy yêu cầu mô tả những việc họ làm cho chính tài sản của bạn.

Nên xem một mẫu báo cáo đã ẩn thông tin cá nhân: tiền thuê đến hạn, đã thu, khoản còn thiếu, chi đã thanh toán, công việc bảo trì và vấn đề của người thuê. Hỏi về kỳ báo cáo, tài liệu đối soát và cách gửi câu hỏi khi bạn cần giải thích một khoản mục.

Dịch vụ thu tiền, bảo trì công trình, tìm người thuê và xử lý sửa chữa có thể có điều kiện hoặc đầu mối riêng. Phí phần trăm nên đi kèm cơ sở tính và danh sách khoản được bao gồm, cùng các khoản cần trả riêng.

Tham khảo: MLIT: nội dung công việc và báo cáo của đơn vị quản lý nhà cho thuê.

6. Thống nhất trước cách phê duyệt chi phí và xử lý việc khẩn cấp

Để giảm tình trạng phải quyết định vội từ xa, hãy đặt câu hỏi về quy trình phê duyệt. Công việc nào cần báo giá trước? Ai có quyền đặt dịch vụ? Tình huống khẩn cấp được xử lý và thông báo như thế nào? Ngưỡng tiền và thời hạn phản hồi cần được hai bên thống nhất cho hợp đồng cụ thể.

Bạn cũng cần biết cách tiếp nhận khiếu nại, theo dõi công việc chưa xong và chuyển giao hồ sơ nếu thay đổi đơn vị quản lý. Đề nghị ghi nhận nơi lưu tài liệu, dữ liệu được bàn giao và đầu mối giải thích khi có chênh lệch thu chi.

7. Bắt đầu trao đổi với JPE và xác nhận bước giới thiệu riêng

JAPAN PROPERTY EXPO là website thông tin do WALLOP vận hành, tiếp nhận nhu cầu và giới thiệu công ty bất động sản chuyên môn tại Nhật Bản. WALLOP không phải bên bán hay đơn vị môi giới thực hiện giao dịch trên website này. Điều kiện giao dịch và dịch vụ chuyên môn do các đơn vị tương ứng xác nhận theo thỏa thuận riêng.

Bạn có thể bắt đầu với tiêu chí tài sản và các câu hỏi chưa rõ. Trước khi chuyển thông tin cho một công ty được giới thiệu, JPE sẽ thông báo đơn vị nhận, mục đích và phạm vi chia sẻ, đồng thời xin sự đồng ý riêng. Việc gửi biểu mẫu ban đầu không phải sự đồng ý tự động cho mọi giới thiệu sau đó.